Klaim Absensi digunakan untuk mengajukan koreksi data kehadiran ketika jam masuk atau jam pulang tidak tercatat dengan benar, misalnya karena lupa tap, mesin absensi bermasalah, ID card tertinggal, atau kondisi lain sesuai kebijakan perusahaan.

Sebelum Mengajukan Klaim #

• Pastikan tanggal absensi yang ingin diklaim sudah benar.
• Siapkan jam masuk dan jam pulang yang akan diajukan sebagai revisi.
• Siapkan bukti pendukung jika perusahaan mewajibkan lampiran.
• Pastikan tidak ada pengajuan lain di tanggal yang sama, seperti izin, cuti, perjalanan dinas, atau training.

Langkah-langkah Mengajukan Klaim Absensi #

1. Login ke PeopleBond HRIS.
   Masuk menggunakan akun karyawan masing-masing.
2. Buka menu Klaim Absensi.
   Pilih menu Claim Attendance atau Klaim Absensi.
3. Pilih tanggal absensi.
   Pada kolom Request Date, pilih tanggal kehadiran yang ingin diklaim.
4. Periksa data karyawan.
   Pastikan Employee ID dan informasi karyawan yang muncul sudah sesuai.
5. Periksa jam kerja normal.
   Sistem akan menampilkan Normal Time, yaitu jam kerja yang seharusnya berlaku pada tanggal tersebut.
6. Periksa jam aktual.
   Bagian Actual Time menampilkan data absensi yang sudah tercatat di sistem, jika ada.
7. Isi jam revisi.
   Pada bagian Revision Time, masukkan jam masuk dan jam pulang yang ingin diajukan. Jika ingin menggunakan jam kerja normal, klik tombol Use Normal.
8. Pilih lokasi kantor.
   Pastikan kolom Office sesuai dengan lokasi kerja pada tanggal tersebut.
9. Isi catatan pengajuan.
   Pada kolom Note, jelaskan alasan klaim secara singkat dan jelas. Contoh: “Lupa tap pulang karena meeting di luar kantor” atau “Mesin absensi tidak membaca fingerprint”.
10. Upload lampiran jika diperlukan.
    Jika tersedia atau diwajibkan, unggah bukti pendukung seperti screenshot, surat tugas, approval atasan, atau dokumen lain yang relevan.
11. Kirim pengajuan.
    Klik tombol Submit. Setelah berhasil dikirim, status pengajuan akan masuk sebagai pengajuan baru dan menunggu proses persetujuan.

Setelah Pengajuan Dikirim #

• Atasan atau pihak yang berwenang akan menerima notifikasi pengajuan klaim absensi.
• Jika disetujui, data klaim akan berstatus approved.
• Jika ditolak, status akan menjadi rejected dan pengajuan tidak dapat digunakan sebagai koreksi kehadiran.
• Pengajuan yang sudah disetujui atau ditolak biasanya tidak dapat diedit kembali.

Catatan Penting #

• Jam revisi masuk dan pulang wajib diisi.
• Jam masuk dan jam pulang tidak boleh sama.
• Pengajuan untuk tanggal yang terlalu lama dapat ditolak oleh sistem sesuai batas maksimal backdate perusahaan.
• Pengajuan pada hari libur atau off-day hanya dapat dilakukan jika kebijakan perusahaan mengizinkan.
• Jika muncul pesan konflik dengan cuti, izin, perjalanan dinas, atau training, selesaikan pengajuan yang konflik terlebih dahulu.