Metode absensi tradisional memiliki kelemahan masing-masing. Mesin sidik jari bisa rusak. GPS tidak dapat diandalkan di dalam ruangan, di basement, atau di dalam mal. Daftar hadir manual memungkinkan titip absen. PeopleBond HRIS mengatasi semua masalah ini dengan

QR Code Attendance — cara yang cepat, aman, dan tahan manipulasi bagi karyawan untuk mencatat kehadiran masuk dan keluar hanya dengan menggunakan ponsel mereka dan layar kantor bersama. Dalam panduan ini, kami akan membahas apa itu QR Code Attendance, bagaimana cara kerjanya, bagaimana cara mengaturnya, dan apa yang membuatnya aman.

Apa itu QR Code Attendance #

QR Code Attendance adalah salah satu dari beberapa metode tap-in/out yang didukung oleh PeopleBond HRIS. Alih-alih karyawan memindai stiker statis di dinding, sistem ini menggunakan model “tampilkan-dan-pindai”:

• Layar kantor bersama (tablet, kios, atau PC di pintu masuk kantor) menampilkan QR code langsung yang berputar, dihasilkan oleh portal PeopleBond.
• Karyawan membuka aplikasi mobile PB Connect, mengarahkan kamera ke layar, dan kehadiran mereka tercatat secara instan. QR code diperbarui setiap 3 detik dan kedaluwarsa di server setelah 60 detik, sehingga hampir mustahil untuk dicurangi dengan membagikan tangkapan layar.

Mengapa Menggunakan QR Code Attendance #

• Tidak perlu GPS — Cocok untuk kantor di basement, gedung bertingkat, pusat perbelanjaan, atau di mana pun sinyal GPS tidak dapat diandalkan.
• Tidak perlu selfie — Lebih cepat dari metode GPS + pengenalan wajah. Karyawan absen dalam hitungan detik.
• Tidak ada titip absen — QR berputar setiap 3 detik, jadi foto yang diambil oleh rekan yang terlambat sudah tidak berlaku saat mereka mencoba menggunakannya.
• Terenkripsi end-to-end — Setiap QR dienkripsi dengan kriptografi modern (libsodium XSalsa20-Poly1305).
• Terikat lokasi kantor — Setiap layar kantor dipasangkan ke lokasi tertentu, sehingga karyawan hanya bisa absen di kantor yang sah.
• Kebijakan fleksibel — Admin HR dapat mewajibkan karyawan untuk hanya absen di kantor yang ditugaskan, atau mengizinkan mereka menggunakan kantor perusahaan mana pun.

Cara Kerja #

Sistem ini terdiri dari tiga bagian:

1. Layar Kantor — Tablet, kios, atau komputer khusus di kantor menampilkan QR code berputar melalui portal PeopleBond.
2. Ponsel Karyawan — Karyawan menggunakan aplikasi mobile PB Connect untuk memindai QR.
3. Server PeopleBond — Memvalidasi bahwa QR yang dipindai masih segar, sesuai dengan kantor, dan mencatat tap-in atau tap-out secara otomatis. Server secara otomatis menentukan apakah pemindaian adalah tap-in atau tap-out berdasarkan apakah karyawan sudah check-in pada hari itu.

Panduan Pengaturan #

Langkah 1 — Aktifkan QR Attendance di Pengaturan Sistem #

1. Buka System Settings → Portal HR
2. Aktifkan “QR Attendance”

Langkah 2 — Pilih Metode Tap #

Di bawah System Settings → Attendance, pilih salah satu metode tap berbasis QR:

Metode	Deskripsi
QR Code Working Office	Karyawan hanya bisa absen di kantor yang ditugaskan.
QR Code Any Office	Karyawan bisa absen di kantor perusahaan mana pun.
QR Code Working Office & Subordinates	Manajer juga bisa absen di kantor tempat bawahan mereka bekerja.

Anda juga bisa mengatur override per-jabatan di Data Position, sehingga jabatan yang berbeda dapat memiliki kebijakan yang berbeda (misalnya, staf back-office terkunci di kantor pusat, sales lapangan diizinkan di mana saja).

Langkah 3 — Konfigurasi Setiap Kantor #

Untuk setiap kantor fisik yang akan memiliki layar QR:

1. Buka HRD → Data Office
2. Buat atau edit kantor.
3. Atur PIN numerik 6 digit di kolom “PIN (QR Attendance)”. PIN ini akan digunakan untuk mendaftarkan layar kantor.
4. (Opsional) Atur koordinat GPS dan radius jika Anda juga ingin validasi geografis.
5. Simpan. Kantor tanpa PIN tidak akan muncul di daftar layar QR Attendance.

Memasangkan Layar Kantor (Pengaturan Satu Kali) #

Ini dilakukan satu kali per perangkat di setiap kantor, oleh petugas kantor atau admin.

1. Di tablet, kios, atau PC kantor, buka browser dan masuk ke PB Enterprise
2. Di sidebar, klik “QR Attendance”
3. Daftar kantor akan muncul. Cari dan pilih kantor Anda.
4. Masukkan PIN kantor 6 digit
5. Layar masuk ke mode layar penuh, menampilkan: Tanggal dan waktu langsung, QR code berputar yang diperbarui setiap 3 detik, dan timer hitung mundur yang menunjukkan kapan QR berikutnya akan muncul.

Setelah dipasangkan, perangkat akan diingat hingga 400 hari. Anda tidak perlu memasukkan PIN lagi kecuali Anda menghapus cookie atau menggunakan perangkat lain.

Tip: Sediakan tablet atau ponsel lama yang dipasang di dekat pintu masuk kantor sebagai stasiun tampilan QR Anda. Nonaktifkan auto-sleep dan pastikan selalu terhubung ke charger.

Penggunaan Harian #

Menggunakan QR Code Attendance sebagai karyawan sangatlah mudah:

1. Berjalanlah ke layar tampilan QR di kantor.
2. Buka aplikasi mobile PB Connect.
3. Ketuk tombol Tap In/Out.
4. Arahkan kamera ponsel Anda ke QR code di layar.
5. Anda akan melihat konfirmasi: “You’ve tapped in at [Nama Kantor]”.

Alur yang sama berlaku untuk tap-out di akhir hari. Sistem secara otomatis mengetahui apakah akan mencatat pemindaian Anda sebagai tap-in atau tap-out berdasarkan status Anda saat ini.

Pertanyaan yang Sering Diajukan #

T: Apakah karyawan membutuhkan koneksi internet untuk absen?

Ya. Aplikasi PB Connect harus menghubungi server PeopleBond untuk memvalidasi pemindaian. Pemindaian QR offline tidak didukung — ini disengaja, karena merupakan bagian dari desain anti-kecurangan.

T: Apakah layar kantor harus perangkat tertentu?

Tidak. Perangkat apa pun dengan browser modern bisa digunakan — tablet, laptop, smartphone lama, atau PC desktop. Yang penting tetap menyala dan menampilkan portal.

T: Apa yang terjadi jika layar tampilan QR offline?

Karyawan tidak akan bisa absen menggunakan QR di kantor tersebut sampai layar kembali online. Jika Anda mengaktifkan GPS sebagai cadangan, Anda bisa mengonfigurasi perilaku fallback per posisi.

T: Bisakah satu kantor memiliki beberapa layar QR?

Ya. Anda bisa memasangkan sebanyak mungkin perangkat ke satu kantor — masing-masing akan menampilkan QR berputar independen, dan semuanya berfungsi untuk absen.

T: Bisakah karyawan absen dari rumah dengan meminta rekan mengirimkan QR?

Tidak. QR kedaluwarsa dalam 60 detik, berputar setiap 3 detik, dan setiap percobaan gagal dicatat. Ini adalah skenario yang secara khusus dirancang untuk dicegah oleh QR Attendance.

T: Apakah QR Attendance bisa digunakan bersamaan dengan absensi GPS?

Ya. Anda bisa mencampur metode — misalnya, staf kantor menggunakan QR Code Working Office, sementara sales lapangan menggunakan GPS Anywhere. Kebijakan dikonfigurasi per-posisi.

T: Apakah karyawan perlu mengambil selfie saat menggunakan QR?

Tidak. Pengenalan wajah hanya diperlukan untuk metode tap berbasis GPS. QR attendance cepat dan tanpa selfie.

---

English Version #

Traditional attendance methods have trade-offs. Fingerprint scanners break. GPS is unreliable indoors, in basements, or inside malls. Paper logs invite buddy punching. PeopleBond HRIS solves all of this with

QR Code Attendance — a fast, secure, tamper-resistant way for employees to clock in and out using nothing but their phone and a shared office screen. In this guide, we’ll walk you through what QR Code Attendance is, how it works, how to set it up, and what makes it secure.

What is QR Code Attendance #

QR Code Attendance is one of several tap-in/out methods supported by PeopleBond HRIS. Instead of employees scanning a static sticker on the wall, the system uses a “display-and-scan” model:

• A shared office screen (a tablet, kiosk, or PC at the office entrance) displays a live, rotating QR code generated by the PeopleBond portal.
• Employees open the PB Connect mobile app, point their camera at the screen, and their attendance is recorded instantly. The QR code refreshes every 3 seconds and expires on the server after 60 seconds, making it practically impossible to cheat by sharing a screenshot.

Why Use QR Code Attendance #

• No GPS required — Perfect for offices in basements, high-rise buildings, shopping malls, or anywhere GPS signals are unreliable.
• No selfie required — Faster than GPS + face capture methods. Employees clock in within seconds.
• No buddy punching — The QR rotates every 3 seconds, so a photo taken by a late colleague is already worthless by the time they try to use it.
• Encrypted end-to-end — Each QR is encrypted with modern cryptography (libsodium XSalsa20-Poly1305).
• Office-bound — Each office screen is paired to a specific location, so employees can only clock in at legitimate offices.
• Flexible policies — HR Admins can require employees to only clock in at their assigned office, or allow them to use any company office.

How it works #

There are three parts to the system:

1. The Office Screen — A dedicated tablet, kiosk, or computer at the office displays a rotating QR code through the PeopleBond portal.
2. The Employee’s Phone — Employees use the PB Connect mobile app to scan the QR.
3. The PeopleBond Server — Validates that the scanned QR is fresh, matches the office, and records the tap-in or tap-out automatically. The server decides automatically whether the scan is a tap-in or a tap-out based on whether the employee has already checked in that day.

Setup Guide #

Step 1 — Enable QR Attendance in System Settings

1. Go to System Settings → Portal HR
2. Turn on “QR Attendance”

Step 2 — Choose a Tap Method

Under System Settings → Attendance, pick one of the QR-based tap methods:

Method	Description
QR Code Working Office	Employees can only clock in at their assigned office.
QR Code Any Office	Employees can clock in at any company office.
QR Code Working Office & Subordinates	Managers can also clock in at offices where their subordinates work.

You can also override this per-role under Data Position, so different roles can have different policies (e.g., back-office staff locked to HQ, field sales allowed anywhere).

Step 3 — Configure Each Office

For every physical office that will host a QR screen:

1. Go to HRD → Data Office
2. Create or edit the office.
3. Set a 6-digit numeric PIN in the “PIN (QR Attendance)” field. This PIN will be used to register office screens.
4. (Optional) Set GPS coordinates and a radius if you also want geographic validation.
5. Save. Offices without a PIN will not appear in the QR Attendance screen list.

Pairing an Office Screen (One-Time Setup) #

This is done once per device at each office, by an office attendant or admin.

1. On the office tablet, kiosk, or PC, open a browser and log into PB Enterprise
2. In the sidebar, click “QR Attendance”
3. A list of offices appears. Search and select your office.
4. Enter the 6-digit office PIN
5. The screen enters fullscreen mode, displaying:
   • The live date and time
   • A rotating QR code that refreshes every 3 seconds
   • A countdown timer showing when the next QR will appear Once paired, the device is remembered for up to 400 days. You won’t need to enter the PIN again unless you clear cookies or use a different device.

Tip: Dedicate a tablet or old phone mounted near the office entrance as your QR display station. Disable auto-sleep and keep it plugged in.

Daily Use #

Using QR Code Attendance as an employee is simple:

1. Walk up to the QR display screen at the office.
2. Open the PB Connect mobile app
3. Tap the Tap In/Out button.
4. Point your phone’s camera at the QR code on the screen.
5. You’ll see a confirmation: “You’ve tapped in at [Office Name]”.

The same flow works for tapping out at the end of the day. The system automatically knows whether to record your scan as a tap-in or a tap-out based on your current status.

Frequently Asked Questions #

Q: Do employees need an internet connection to clock in?

Yes. The PB Connect app must contact the PeopleBond server to validate the scan. Offline QR scanning is not supported — this is intentional, as it’s part of the anti-cheating design.

Q: Does the office screen need to be a specific device?

No. Any device with a modern browser works — a tablet, a laptop, an old smartphone, or a desktop PC. It just needs to stay powered on and display the portal.

Q: What happens if the QR display screen goes offline?

Employees won’t be able to clock in using QR at that office until the screen is back online. If you have GPS enabled as a backup, you can configure fallback behavior per position.

Q: Can one office have multiple QR screens?

Yes. You can pair as many devices to one office as you need — each will display its own independent rotating QR, and all will work for clocking in.

Q: Can employees clock in from home by asking a colleague to send them the QR?

No. The QR expires within 60 seconds, rotates every 3 seconds, and every failed attempt is logged. This is specifically the scenario QR Attendance was designed to prevent.

Q: Does QR Attendance work alongside GPS attendance?

Yes. You can mix methods — for example, office staff use QR Code Working Office, while field sales use GPS Anywhere. Policies are configured per-position.

Q: Do employees need to take a selfie when using QR?

No. Face capture is only required for GPS-based tap methods. QR attendance is fast and selfie-free.